Statut et règlements

Définitions

Chambre : Par la Chambre, on entend La Chambre de commerce de l’Ouest-de-l’île de Montréal.

Conseil : Par le conseil, on entend un maximum de quinze (15) administrateurs élus et agissants en conformité des règlements.

Membre : Par membre, on entend toute personne admise en conformité avec les règlements.

Membre qualifié : Par membre qualifié, on entend le membre qui a soldé sa cotisation pour l’année courante et qui est en règle avec la Chambre.

Principaux objectifs

Réunir les gens d’affaires de l’Ouest de l’île et des environs pour contribuer à la croissance industrielle, commerciale et économique de la région.

Étudier, promouvoir, protéger et mettre en œuvre les intérêts économiques, sociaux et professionnels de ses membres.
Représenter les intérêts des membres de la Chambre vis-à-vis des instances gouvernementales et publiques.

Encourager la formation et la coopération avec les dirigeants de nos secteurs.

Promouvoir les opportunités de réseautage pour nos membres.
Faire connaître l’Ouest de l’île par une participation active aux activités régionales, provinciales, fédérales ainsi qu’aux différents comités et conseils d’administration régionaux.
Reconnaître l’excellence des entreprises locales.

Qualification et admission des membres

Qualification du membre
Toute personne physique ou morale directement ou indirectement occupée ou intéressée à l’industrie, au commerce ou au bien-être économique, civique et social de l’Ouest de l’île de Montréal, qu’elle y demeure ou non, peut devenir membre de la Chambre.

Demande d’adhésion
Les demandes d’adhésion à la Chambre sont faites par écrit, signées par l’aspirant et remises au directeur général. Chaque demande doit être accompagnée du paiement des redevances de la première année.

Admission
Le conseil doit être informé de chaque demande d’adhésion lors de sa première réunion suivant la date de réception de la demande et il se réserve le droit de refuser toute demande, pour cause légitime seulement. Si la proposition est acceptée, cette personne devient membre de la Chambre.

À toute assemblée générale des membres, un membre qualifié peut proposer comme membre de la Chambre, toute personne qualifiée qui aura complété une demande d’adhésion, conformément aux articles précédents, même si cette demande avait été refusée au préalable par le conseil.

Toute personne qualifiée dont la demande est acceptée par le conseil ou est adoptée par la majorité des membres présents à l’assemblée générale, devient membre de la Chambre, avec tous les droits et est assujettie à toutes les obligations des autres membres.

Carte de membre
Une carte de membre, pour l’année courante est remise à tout membre qualifié.

Seuls les membres qualifiés ont droit de vote aux assemblées générales des membres.

Membre honoraire (membre d’honneur)
Le conseil peut recommander aux membres de la Chambre, la nomination de membres d’honneur. Peuvent devenir membre d’honneur, les personnes qui ont rendu ou qui, par leur poste officiel, sont en état de rendre des services à la Chambre ou à la collectivité. Ces personnes sont autorisées à recevoir les avis de convocation aux assemblées de la Chambre, mais n’ont pas droit de vote, sauf si elles se qualifient d’une autre façon.

Démission ou disqualification

Démission
Toute personne qui veut renoncer à son titre de membre peut le faire en tout temps, en avisant par écrit le directeur général, de son intention et en acquittant toute dette légitime qui, lors de l’avis, lui est imputée aux livres de la Chambre. Aucune partie de la cotisation annuelle qu’il a versée ne lui sera remboursée.

L’assemblée générale peut, en tout temps, par une majorité des deux tiers (2/3) de ses membres présents à l’assemblée générale dûment convoquée, rayer de ses cadres le nom d’un des membres de la Chambre pour raison majeure, à condition qu’un avis lui soit parvenu à cette fin dix (10) jours avant l’assemblée et pourvu que le membre, s’il le désire, puisse prendre la parole pendant quinze (15) minutes sur le sujet de sa radiation.

Cotisation

Cotisation annuelle
Le barème des cotisations est établi par le conseil d’administration en début de chaque exercice financier et est approuvé par les membres en assemblée générale. La cotisation annuelle est due et est exigible au moment de l’admission du membre et par la suite, au commencement de chaque année, à la même date.

Dirigeants
Le bureau de direction de la Chambre se compose des administrateurs suivant : un (1) président sortant, un (1) président, deux (2) vice-présidents, un (1) vice-président – affaires corporatives, un (1) trésorier, et les membres qualifiés selon les règlements en vigueur à la Chambre et dûment élus ou nommés au conseil en conformité avec les règlements de la Chambre.

Conseil d’administration
Le conseil d’administration se compose d’un maximum de quatorze (14) administrateurs élus en conformité avec les règlements de la Chambre ou de personnes désignées pour les remplacer et du président du conseil (président sortant).

Élection des administrateurs

Comité du conseil de gestion
Un comité du conseil de gestion formé du président du conseil, du vice-président – affaires corporatives et d’un autre membre du conseil se réunit à chaque année, au mois d’août, pour dresser une liste d’au moins (six) 6 candidats au conseil d’administration. Le président peut combler toute vacance au comité du conseil de gestion, le cas échéant. Le comité fait rapport à l’assemblée générale des membres qui se tient en septembre de chaque année, et les membres désignés dans ce rapport, sont réputés candidats à l’élection tenue lors de cette assemblée. Tout membre qualifié et présent à cette assemblée, peut proposer d’autres candidatures s’il est appuyé par quatre (4) autres membres qualifiés et que le candidat proposé accepte cette mise en nomination.

Mandat
Lors de l’assemblée générale, les six (6) membres qualifiés doivent être élus au conseil pour un mandat de deux (2) ans.

Scrutin
Lorsqu’il y a plus de six (6) membres qualifiés susceptibles de siéger au conseil, l’assemblée générale procédera à un vote secret.

Vote
Chacun des membres qualifiés présents à l’assemblée générale votera pour au moins six (6) candidats. Les six (6) candidats qui auront reçu le plus de votes seront déclarés élus.

En cas de partage égal des voix pour l’élection des six (6) candidats, on procédera à un deuxième tour de scrutin pour les personnes ayant reçu un nombre égal de voix.

Élection de l’exécutif

Élections
Dans les huit (8) jours suivant l’assemblée générale en septembre de chaque année, les membres du conseil d’administration se réuniront pour élire parmi eux, les officiers de la Chambre, soit : un (1) président, un premier (1er) vice-président, un (1) vice-président – affaires corporatives et un (1) trésorier qui resteront en poste pour un mandat d’un (1) an ou jusqu’à ce que leurs remplaçants soient élus. Le mandat de tous les membres du bureau de direction ainsi que du conseil d’administration commencera dès la tenue de cette réunion.

S’il y a plus d’un candidat pour un (1) poste ou plus, le conseil d’administration invitera le président sortant à agir à titre de président d’élection.

Les votes auront lieu dans l’ordre suivant :
Élection du président;
Élection du premier vice-président;
Élection du vice-président – affaires corporatives;
Élection du trésorier.

La marche à suivre pour le processus électoral est la suivante :
(a) Désignation de président sortant comme président d’élection.
(b) Propositions de mise en candidature.
(c) Fin des mises en candidature.
(d) Vérification auprès des candidats, en commençant par le dernier qui aura été présenté. Les candidats doivent indiquer s’ils sont d’accord ou non que leur nom soit présenté pour l’élection.
(e) Vote secret s’il y a plus d’un candidat par poste à combler.
(f) Deuxième vote (maximum de deux (2) fois) s’il y a un nombre égal de voix.
(g) Les candidats qui obtiennent le plus de votes sont déclarés élus. Si un nombre égal de voix survient de nouveau, le président d’élection procédera à un autre appel au vote. Si un nombre égal de voix survient de nouveau après le troisième (3ième) scrutin, le vainqueur sera déterminé par un tirage au sort des candidats qui ont remporté le même nombre de voix.

Serment
Avant d’entrer en fonction, les officiers élus devront prêter serment devant un commissaire à l’assermentation.

Responsabilités des officiers, administrateurs et directeur général

Vacance dans les fonctions
Advenant le décès, la démission, la faillite, l’inaptitude, la condamnation en dernière instance d’une cour criminelle ou l’absence aux assemblées du conseil de quelques membres dudit conseil pendant quatre (4) assemblées consécutives dûment convoquées ou toute autre vacance permanente sur ledit conseil, le conseil peut, à sa prochaine assemblée, par vote majoritaire d’au moins deux tiers (2/3), élire un membre qualifié de la Chambre qui remplacera cette personne pour le reste du mandat.

Président
Le président préside toutes les assemblées générales de la Chambre et toutes les réunions du conseil d’administration et dans le cas d’égalité de voix, le président a voix prépondérante.

Le président est le premier dirigeant de la Chambre et, comme tel, s’acquitte des fonctions se rattachant à ce poste.

Le président est membre d’office de tous les comités de la Chambre.

Président du conseil (président sortant)
31. En l’absence du président, le président du conseil devra assumer les fonctions du président. Il participe sur le comité exécutif, et le comité du conseil de gestion.

Vice-président(s)
En l’absence du président, le président du conseil assumera les fonctions du président. En l’absence du président et du président du conseil, les vice-présidents choisiront entre eux celui qui assumera les fonctions du président. En l‘absence du président et de tous les vice-présidents, le conseil d’administration peut élire, par vote majoritaire, un de ses membres pour assumer par intérim, les fonctions du président.

Vice-président – affaires corporatives
Le vice-président – affaires corporatives a la garde du sceau, il tient les procès-verbaux des assemblées générales de la Chambre, ceux des réunions du conseil d’administration et du comité exécutif. Il doit également authentifier et émettre des copies conformes de tous les documents de la Chambre.

Trésorier
Le trésorier ou son délégué a la charge de la comptabilité et est responsable de la bonne tenue des livres de la Chambre, de la perception des recettes et du paiement des comptes, le tout sujet à l’approbation du conseil d’administration.

Le trésorier fait rapport détaillé des frais d’exploitation de la Chambre lors de l’assemblée générale annuelle, ou à tout autre moment, à la demande du conseil d’administration.

Le trésorier ou son délégué doit déposer les fonds qu’il a en main dans une banque à charte, une société de fiducie ou une caisse populaire choisie par le conseil d’administration.

Directeur général
Le conseil d’administration a le droit de nommer un directeur général, de faire la définition de ses tâches et d’établir la politique de rémunération.

Administrateurs
Les administrateurs de la Chambre ne reçoivent aucun émolument et agissent bénévolement. Ils peuvent cependant être remboursés pour des dépenses mandatées et encourues pour la Chambre. Leurs pouvoirs et leurs fonctions seront établis conformément à « la Loi sur les corporations commerciales canadiennes » pour administrateurs de corporations similaires.

ASSEMBLÉES

Assemblée générale annuelle
L’assemblée générale annuelle se tiendra à l’intérieur des six (6) mois suivants la fin de l’année fiscale. Les membres se rencontrent pour traiter des sujets à l’ordre du jour, prendre connaissance des rapports rédigés par les comités et les officiers, nommer le vérificateur et élire les directeurs du conseil. Les membres devront être informés, soit par courrier électronique, télécopieur ou courrier postal et ce, à l’adresse apparaissant aux registres de la Chambre de la tenue de l’assemblée générale au moins vingt (20) jours précédant celle-ci.

Assemblée générale extraordinaire
Le conseil d’administration, par vote majoritaire, ou dix (10) membres qualifiés de la Chambre, peuvent en tout temps, faire convoquer une assemblée extraordinaire en formulant la demande par écrit. Cette demande doit être signée par eux et doit donner les raisons motivant cette convocation. Aucun autre sujet ne sera inscrit à l’ordre du jour. Dans ce cas, l’assemblée extraordinaire aura lieu dans les vingt (20) jours suivant la réception dudit avis de convocation par le vice-président – affaires corporatives.

Réunions du conseil d’administration
Le conseil d’administration se réunira au moins huit (8) fois durant l’année.

À sa discrétion, le conseil d’administration a le pouvoir de convoquer une assemblée tenue par appel conférence ou par autre moyen de télécommunication, notamment le courrier électronique, pour discuter, délibérer et prendre des décisions à propos de questions relatives aux affaires de la Chambre.

Une réunion extraordinaire des administrateurs peut être convoquée par le président ou par quatre (4) membres du conseil d’administration qui en feront la demande par écrit au vice-président – affaires corporatives. Cette demande doit être signée par les requérants et doit donner les raisons motivant la convocation. La réunion du conseil d’administration se tiendra dans les cinq (5) jours suivants la réception dudit avis, par le vice-président – affaires corporatives.

Le vice-président – affaires corporatives entreprendra les démarches nécessaires pour informer les membres de la Chambre soit par courrier électronique, télécopieur ou courrier postal et ce, à l’adresse apparaissant aux registres de la Chambre de toute assemblée générale des membres au moins dix (10) jours avant la date de l’assemblée. Il est également responsable d’informer les directeurs de toutes les réunions du conseil au moins cinq (5) jours à l’avance.

Annulation d’une réunion prévue au calendrier
L’annulation d’une réunion prévue au calendrier en raison des conditions atmosphériques ou d’une urgence nationale ou d’un manque de quorum peut se produire. Le président est la personne responsable de prendre la décision d’annuler ou non la réunion. Les directeurs seront informés de l’annulation au moins quatre (4) heures à l’avance, soit par téléphone ou courrier électronique. La réunion sera remise à la date la plus proche possible.

Le conseil d’administration forme autant de comités que les circonstances l’exigent pour la poursuite des objectifs de la Chambre, détermine leur mandat, désigne les présidents et les dissout une fois leur tâche accomplie. Les membres de ces comités possèdent le pouvoir et l’autorité nécessaire pour s’acquitter des fonctions confiées au comité, et ils détiennent leur poste jusqu’à ce que le comité soit dissout ou jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres suivant leur nomination.

Tous les comités de la Chambre sont soumis à l’autorité du conseil d’administration et relèvent de ce dernier.

Décisions
À l’exception des clauses couvertes par les présents règlements, tout sujet soulevé aux assemblées des membres ou aux réunions du conseil d’administration, sera décidé par un vote majoritaire.

Autres dispositions
Tous les membres qualifiés de la Chambre peuvent assister aux assemblées du conseil d’administration mais sans prendre part aux délibérations, sauf sur invitation du président.

Quorum
Le quorum est de vingt (20) membres qualifiés pour les assemblées générales des membres et de 50% plus un (1) du nombre des administrateurs en fonction, et ce au prorata du plus petit nombre pair, pour les réunions du Conseil d’administration. Le vote par procuration n’est pas permis aux assemblées des membres ni aux réunions du conseil d’administration.

En regard de la validité des délibérations ou des réunions du Conseil d’administration tenues par conférence téléphonique ou par autre moyen de télécommunication, sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les administrateurs qui participent à la réunion du Conseil par des moyens de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective suivant les conditions suivantes :

• le registre de présence aux séances du Conseil d’administration devra mentionner la participation de ces membres par conférence téléphonique ou par autre moyen de télécommunication;
• le Président du Conseil d’administration, ou toute personne désignée par lui, fait appel à un service de télécommunication chargé d’assurer la mise en place et de gérer les modalités pratiques de la ou des réunions.

Les autres moyens de télécommunication pouvant être utilisés, notamment le courriel électronique, devront remplir les critères susvisés et permettre d’assurer le bon déroulement de la tenue du Conseil dans le respect des dispositions légales et réglementaires.

Les délibérations de toutes les assemblées générales et du conseil d’administration sont conduites d’après les procédures parlementaires.

Le président décide des questions d’ordre et de privilège. Sa décision ne peut être infirmée que par le vote de la majorité des membres présents ayant droit de vote.

Exercice financier
L’exercice financier de la Chambre se termine le 30 juin de chaque année.

Vérificateur
Les membres de la Chambre, lors de l’assemblée générale annuelle, choisissent parmi les membres, deux (2) personnes compétentes ou une (1) personne non-membre, pour faire la vérification des livres de l’exercice financier terminé. Les vérificateurs font rapport de leur travail tous les ans à l’assemblée générale annuelle ou plus souvent, si les membres le demandent par vote majoritaire. En cas d’absence du vérificateur, le trésorier sera en mesure de fournir le rapport de celui-ci.

Interprétation
Dans les présents règlements, le masculin inclut le féminin et le neutre et le singulier comprennent le pluriel et vice-versa.

Amendement
Les présents règlements peuvent être amendés par un vote majoritaire d’au moins deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée générale des membres de la Chambre, pourvu qu’un préavis de l’apport de ces amendements ait été donné lors d’une assemblée précédente des membres, et que la teneur de l’amendement proposé, accompagne la convocation à l’assemblée durant laquelle l’amendement sera soumis au vote.

Adoption
Les présents règlements ont été modifiés et adoptés à l’assemblée générale annuelle tenue le 26 septembre 2007.